Blog: 9 manieren om een goed contact te behouden met je collega's wanneer we van thuis werken

De werk-vanuit-huis-omgeving heeft ertoe geleid dat werknemers zich sneller geïsoleerd en eenzaam voelen. Een recente studie van de KULeuven zegt dat 8/10 werknemers aangeven dat hun sociaal contacten enorm gedaald zijn. We missen de informele chats en hebben niet de mogelijkheid om spontaan bij te praten. Bovendien vinden velen het moeilijker om, zonder de face-to-face vibe, open en vlot van gedachten te wisselen. Onze communicatie kan heel anders overkomen in een online meeting of e-mail, dus extra nadenken over wat je vraagt en zegt, is cruciaal.

Hier zijn enkele tips om je contact te verdiepen en vlot ideeën uit te wisselen.

Gebruik de IWWCW-techniek in plaats van kritiek te leveren

Als manager en collega is het ons natuurlijke instinct om te zien hoe een taak beter zou kunnen uitgevoerd worden. De uitdaging is om dit op een constructieve manier te communiceren in plaats van te bekritiseren. Wanneer we op afstand werken, kan dit soort communicatie stroever zijn. We zitten niet in dezelfde ruimte en missen de signalen die uitgaan van gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal. Neem daarom 2 minuten extra om je feedback voor te bereiden, en herformuleer deze met de IWWCW-techniek (In What Ways Can We). In plaats van: “de presentatie heeft veel te veel dia’s!”, herformuleer naar “Op welke manieren kunnen we de presentatie beknopter maken?” Laat de suggesties dan van je medewerker komen.

Wijs op wat goed is en maak het specifiek

Tijdens onze drukke dagen vergeten we vaak het goede aan te wijzen. Om impact te hebben wanneer je positieve feedback deelt, kan je deze best specifiek maken. Feedback als “Goed gedaan!” staat erg open voor interpretatie, omdat iedereen een andere definitie van “goed” heeft. Geef daarom specifiek aan wat goed was en hoe dit het verschil maakte. In plaats van “goed gedaan met de presentatie!”, kan je specifiek zijn: “door de eenvoud van je slides kwam de boodschap heel duidelijk over”. Een kleine nuance die een groot verschil zal maken.

Maak verbinding met de kernwensen van de andere personen met deze 3 vragen

Heb je een duidelijk idee van wat je teamleden motiveert? Wat drijft hen om hun best te doen? Een deel van het opbouwen van goede relaties is ook weten wat de ander drijft. Deborah Griegel deelt 3 specifieke en verfrissende vragen om in contact te komen met iemands motivatie:

• Wat is je favoriete project waaraan je ooit hebt gewerkt, en waarom werd het je favoriet?
  Wat was het beste team waar je ooit deel van uitmaakte en wat maakte het het beste?
  Welke van je voormalige managers hebben het beste in jou naar boven gehaald? Wat deed hij/zij wel of niet dat je op prijs stelde?

Gebruik je camera en glimlach

Een glimlach is de kortste afstand tussen twee mensen. Een functietitel kan de grootste afstand zijn tussen een manager en zijn/haar direct teamlid. Herinner je team eraan dat je ook maar een mens bent door tijdens vergaderingen voor de camera te komen om jezelf benaderbaar te maken. Glimlach ook wanneer je positieve feedback deelt met het team of in een één-op-één meeting.

Wees geïnteresseerd in de interesses van anderen en chat van 15 minuten voorafgaand aan de vergadering

Onderzoek heeft aangetoond dat een kernonderdeel van de werkcultuur, samenwerkingen en relaties die collega’s hebben, gebaseerd zijn op informele interacties. Een formele inspanning leveren om de informele omgeving te creëren, zal daarom een grote impact hebben op de bedrijfscultuur en hoe mensen zich voelen. Een aanrader is de chat van 15 minuten voorafgaand aan de vergadering. In plaats van je vergadering voor een uur te boeken, nodig je iedereen 15 minuten van tevoren uit om ALLEEN te praten over niet-werkgerelateerde zaken.

Gebruik ieders voornaam en spreek iedereen op een vriendelijke manier rechtstreeks aan

Bij virtuele teamvergaderingen is er een groot risico dat we de aandacht van onze teams verliezen en dat individuen zich minder verbonden voelen. Een eenvoudige manier om dit tegen te gaan, is door iedereen rechtstreeks met hun naam aan te spreken. Als je merkt dat iemand stil is, spreek hem/haar dan aan met: “Eric, we hebben nog niets van je gehoord, wat is jouw mening hierover?” Spreek mensen bovendien proactief aan om op audio en video te komen, en erken hun bijdrage met een klein bedankje.

Wees volledig aanwezig en luister actief

Dit is een van de moeilijkste aspecten van een virtuele meeting. We behandelen zoveel prioriteiten tegelijkertijd en worden constant getriggerd door inkomende e-mails. Voordat je een gesprek begint, zorg ervoor dat je er niet alleen fysiek, maar ook mentaal bent. Benader het gesprek met nieuwsgierigheid, er is altijd iets nieuws dat je kunt leren. Maak tijdens het praten de andere persoon duidelijk dat je luistert door:

• Oogcontact te maken
• Een open lichaamstaal te behouden
• Vragen te stellen
• Te herformuleer wat de andere persoon zegt, om te checken je het goed begrepen hebt
• Te wachten met je feedback/antwoord totdat de andere persoon volledig uitgesproken is

Bespreek wat voor hen belangrijk is door de schaal van 1 – 10 te gebruiken

Vragen als: “waar krijg je energie van in je job?” “Wat zijn je huidige uitdagingen?” “Wat motiveert je op het werk?” zijn vaak moeilijk te beantwoorden voor teamleden. Een eenvoudigere manier om te bespreken wat op het werk belangrijk is voor hen, is door het concreet te maken en de schaal 1 – 10 te gebruiken: “hoe zou je deze week je vooruitgang op het werk scoren op een schaal van 1 – 10?” “Hoe kunnen we er volgende week een 10 van maken?” Dit zal je helpen hun uitdagingen te ontdekken en te horen wat er goed gaat, zonder directe vragen te stellen die mensen misschien niet snel kunnen beantwoorden.

Laat de andere zich altijd een beetje beter voelen

Positiviteit zorgt voor motivatie! CEO van Disney Bob Igers, deelt in zijn boek “The Ride of a Lifetime”, dat een van de belangrijkste kwaliteiten die een leider kan hebben, positiviteit is. Volledig mee eens. Als je constant heen en neer door de gang loopt en mensen vertelt “The Sky is Falling”, zal na verloop van tijd een gevoel van kommer en kwel in het bedrijf sluipen. Een leider kan het zich niet veroorloven pessimisme over te brengen naar de mensen om hem/haar heen. Het is een ramp voor het moreel . Optimisme gaat over geloven in jezelf en de capaciteiten van je medewerkers. Verspreid positiviteit door er een punt van te maken dat de andere zich een beetje beter voelt na een ontmoeting met jou.