Blog: Denk na voordat je een moeilijk gesprek begint

Het gesprek uitstellen maakt het alleen maar moeilijker om het te voeren

Ooit schuldig geweest aan het uitstellen van een moeilijk gesprek? U bent niet de enige! Een moeilijk gesprek voeren is een moeilijke zaak. En als je daarbij optelt dat velen van ons tegenwoordig op afstand werken, kan het nog moeilijker zijn om dit op een goede manier te doen.

Maar hier is het ding, het uitstellen van het gesprek maakt het alleen maar moeilijker, en kan een signaal afgeven aan anderen dat ‘we bereid zijn om bepaald gedrag te tolereren terwijl het ons stilletjes van binnen ergert.

Denk na over deze vragen voordat je het gesprek aangaat

– Wat maakt dit gesprek moeilijk voor mij?
– Welke emoties voel ik?
– Waarom is het belangrijk om dit gesprek te voeren?
– Op welk resultaat hoop ik?
– Heb ik alle feiten en welke zijn dat?
– Hoe heb ik op enigerlei wijze bijgedragen aan de situatie?
– Waren mijn verwachtingen ten aanzien van de ander duidelijk?
– Wat zou er met de ander aan de hand kunnen zijn?

Na het denken, dan schrijven
Vaak zeggen we dingen hardop die totaal anders klinken dan we bedoeld hebben. Bovendien kunnen onze emoties de overhand krijgen.
Schrijf daarom op wat je voelt en wat je wilt zeggen voordat je het gesprek voert. Zorg ervoor dat u gebruik maakt van:
– Feiten
– Specifieke voorbeelden
– Positieve taal
– Houd de emotionele zaken achterwege

Zodra u het gesprek voert, zorg er dan voor dat het constructief is met behulp van deze tips

Begin het gesprek op een GENUINE positieve noot
Dank u, ik waardeer uw tijd, ik ben blij dat we elkaar hierover kunnen ontmoeten, ik hoor graag uw standpunt over ….

Gebruik een positieve en lichte toon
Onze stem kleurt de toon van het gesprek. Hoe zwaarder uw toon, hoe zwaarder het gesprek zal zijn. Een lichtere toon verheft het gesprek!

Geef context en benadruk sterke punten
Plaats het gesprek in context en zoek mogelijkheden om de sterke punten van de ander en de goede dingen die zijn gebeurd te benadrukken.

Gebruik inclusieve taal
Elke zin die begint met “Ik …” kan elke medewerking die u van de ander wilt krijgen, schaden.
Vermijd: “Ik zou willen dat je ook …” Ik wil dat je…” “Ik ben hier om je te vertellen…”
Herformuleer deze met inclusieve taal: “Laten we eens kijken hoe we …” “Kunt u uw standpunt toelichten…” “Waar denken we aan…”

Luister
Laat hen een groot deel van het praten doen, dat helpt de ander zijn gedachten leeg te maken en geeft hen ruimte om het gesprek te verwerken. Laat zien dat je luistert met je lichaamstaal en moedig praten aan met woorden als “Vertel me meer…” “Kun je me een voorbeeld geven…” “Hoe voelde je je daarbij…” “Wat dacht je op dat moment …”

Geef duidelijk aan hoe u de ideale situatie ziet na uw gesprek
Problemen worden vaak veroorzaakt door onduidelijkheden. Wees beknopt en duidelijk in het resultaat dat u zoekt en geef een specifiek voorbeeld van hoe de ideale situatie eruit zou zien.

Samenwerken aan de weg vooruit
Laat de ander een voorstel doen over hoe het verder moet en voeg daar jouw ideeën aan toe. Kom tot een positieve overeenkomst en sluit het gesprek af met een oprecht dankjewel!

Het enige wat overblijft is je voorbereiding en het gesprek voeren, veel succes!