Blog: Zou je een zak over je hoofd dragen in een meeting?

Het pleidooi voor het aanzetten van onze camera’s

In onze virtuele verkooptraining, leiderschapsworkshops en vele andere trainingen, is het eerste advies dat we geven om een goed contact te leggen met de andere persoon: zet je camera aan! De aanwezigheid van gelaatsuitdrukkingen, lichaamstaal en het kunnen plaatsen van een gezicht, maken een ontmoeting boeiend en helpen om een relatie te bouwen/onderhouden. De vraag die we dan krijgen is: hoe kan ik de andere partij aanmoedigen om de camera aan te zetten? Eerlijk gezegd is dit een uitdaging zijn. Ik ging naar Google voor advies en toen ik schreef “advies voor mensen die hun camera niet aanzetten in de vergadering”, waren dit de andere zoekopdrachten die Google voorstelde:

• excuses om de camera niet aan te zetten
• hoe schakel ik de videocamera uit bij een zoomvergadering
• kan mijn werkgever me dwingen tot een videoconferentie
• bent u verplicht uw camera aan te zetten op zoom
• moet je je camera aanzetten voor de zoomwet

Het aantal artikelen over de “top 10 excuses” en “manieren om uit het gebruik van je camera te ontkomen” deed me lachen. De meest voorkomende excuses waren “ik heb bandbreedteproblemen” en “mijn camera werkt niet”. Uiteindelijk zou het niet aanzetten van je camera hetzelfde zijn als een face-to-face meeting doen met een papieren zak over je hoofd. Hoewel er geldige redenen zijn om je camera niet aan te zetten, zoals privacy en echte bandbreedteproblemen, lijken de 2 meest voorkomende redenen de volgende te zijn:

• Mensen willen antwoorden op e-mails en multitasken tijdens de vergadering
• Ze willen niet laten zien hoe ze er vandaag de dag uitzien

Dus wat kunnen we doen om de andere partij zover te krijgen dat ze hun camera aanzetten? Probeer deze 3 tips uit:

1. Vermeld in de uitnodiging van je meeting dat de camera gebruikt zal worden

Afhankelijk van de vergadercultuur zijn mensen niet gewend om hun camera aan te zetten en zijn ze niet bereid om dit in een vergadering te doen. Verduidelijk daarom in de uitnodiging dat het een videomeeting zal zijn.. Maak het casual door ook de agenda te vermelden en andere dingen die belangrijk zijn voor de vergadering.

2. Geef een goede reden waarom mensen hun camera moeten aanzetten

Er zijn veel goede redenen voor mensen om hun camera’s aan te zetten tijdens een meeting. Het verhoogt de betrokkenheid, de samenwerking, verbetert de relaties en de productiviteit.

Geef voordat je de vergadering begint een vrolijke en positieve herinnering aan het WAAROM van het gebruik van de camera. Wat zijn enkele geldige argumenten?

• Om de vergadering zo veel mogelijk te laten voelen als een persoonlijk gesprek
• Om de samenwerking, de doeltreffendheid en de productiviteit te verhogen
• Omdat ik het mis om jou te zien!

3. Gebruik de virtuele meetingachtergrond als een tool om te laten zien dat je de privacy van mensen respecteert

Een grote reden waarom mensen hun camera’s niet willen aanzetten is omdat ze niet willen dat collega’s of vreemden in hun huis gluren. Het is belangrijk dat we daar aandacht en respect voor hebben. Gelukkig zijn er virtuele meetingachtergrond uitgevonden! Begin je vergadering met het controleren van ieders camera en positioneer de virtuele vergaderachtergrond als een leuk hulpmiddel. Begin met een positieve noot en breng er wat humor in wanneer je de ’tour de table’ doet.

In the end, als mensen hun camera niet willen aanzetten, kun je hen niet dwingen. Laat zien dat je die keuze respecteert en laat ze weten dat je ze er zoveel mogelijk bij betrekt.

Creëer een interactief gesprek door vragen en meningen te stellen en elke 2 – 3 minuten een check-in te doen om er zeker van te zijn dat ze nog steeds mentaal in de vergaderzaal zijn.